17/02/2009

Curso Prático e Rápido de Correspondência Comercial

1 - Correspondência Comercial
1.1 - Conceito de correspondência

Correspondência é um meio de comunicação escrita entre pessoas.
É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou mesmo o acordo de uma pessoa com outra. É uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas e documentos.
Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de instrumentos de comunicação escrita, tais como bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofícios, requerimentos, telegramas.



1.2 - Espécies de Correspondência

Quanto à espécie de correspondência, podem-se destacar:
1) Particular, familiar ou social: trocada entre particulares. Os assuntos são particulares, íntimos, pessoais.
2) Bancária: trata de assuntos relacionados a vida bancária.
3) Comercial: ocupa-se de transação comercial ou industrial.
4) Oficial: tem origem no serviço público, civil ou militar.

1.3 - Carta comercial

A carta comercial é um meio de comunicação muito utilizado na indústria e no comércio, e tem por o objetivo iniciar, manter e encerrar transações. É a comunicação escrita, acondicionada em envelope (ou semelhante) e endereçada a uma ou várias pessoas, enviada pelo correio. Ultimamente, cartas comerciais também são enviadas por fax ou e-mail.

1.3 - Carta comercial

A carta comercial corre dois riscos:
1. como todo texto escrito, ela é irrecorrível, ou seja, não dá para harmonizar ou explicar como na comunicação oral pelo telefone, por exemplo;
2. o volume de correspondência recebida nas empresas é grande, assim, a carta pode ser mal lida, mal interpretada e motivar nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Por isso, para os grandes negócios e clientes especiais, prefere-se a conversa por telefone.
Diante desses riscos, as cartas comerciais exigem uma boa apresentação (ordem, organização e limpeza) e, acima de tudo, clareza, pois a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá margem a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros.

Em uma boa carta comercial, a linguagem há de ser:
- simples, evitando-se preocupação com enfeites literários;
- atual, isto é, inteligível à época presente;
- precisa, a saber, própria, específica, objetiva;
- correta, com exata observância das normas gramaticais;
- concisa, informando com economia de palavras;
- impessoal, com o máximo de objetividade, pois a carta comercial não é lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais
.

Hoje em dia, cada vez mais é exigida a objetividade e a rapidez nas informações.
Por este motivo, é preciso buscar a clareza de pensamento, o entrosamento das idéias e um vocabulário exato.

Antes de iniciar a redação de uma carta comercial, reflita sobre as seguintes necessidades básicas:
· Ter um objetivo em mente.
· Ter informações suficientes sobre o fato.
· Refletir adequada e suficientemente sobre o assunto.
· Selecionar fatos e evitar opiniões.
· Prestar informações precisas e exatas.
· Responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário.


E ainda:
· Colocar-se no lugar do receptor.
· Planejar a estrutura da comunicação a ser feita.
· Dominar todas as palavras necessárias.
· Tratar do assunto com propriedade.
· Ser natural, conciso e correto.
· Usar linguagem de fácil compreensão.

1.4 - Defeitos na carta comercial

O objetivo de uma correspondência comercial é transmitir uma mensagem clara, que seja compreendida facilmente, e que leve o receptor à ação.Entretanto, existem alguns enganos costumeiros que podem frustrar os objetivos de uma carta comercial e devem ser evitados, como veremos nas próximas páginas.

Quanto ao estilo: evitar fazer literatura, floreando o texto com muitos adjetivos irrelevantes, metáforas inoportunas e períodos excessivamente longos.
Deve-se ter clareza de idéias, rapidez de exposição (ir direto ao assunto).
O vocabulário deverá ser o usual, sem buscar terminologia complexa, neologismos, estrangeirismos, frases de efeito (sobretudo latinas).
Deve-se evitar, quando possível, os verbos auxiliares: foi feito = fez-se, foi tomada = tomou-se.

Quanto às abreviações: para maior clareza acostumar-se, sempre que possível e necessário, a escrever por extenso, pois com isso, evita-se a perda de tempo e a ineficácia do texto.

Quanto à prolixidade ou uso de frases-feitas: são expressões desaconselháveis, sendo inúteis as seguintes: venho por meio desta, vimos informar-lhe, comunicamos, etc.
Para evitar repetições de idéias ou palavras, recomenda-se a leitura da carta.

Quanto à escrita de algarismos: não é necessário digitar o número e o numeral. Ou uma coisa ou outra, mas a preferência é pelo número.

Quanto à despedida: evitar sobretudo o "não tenho nada mais para o momento", que se constitui um evidente pleonasmo. Diga-se, simplesmente atenciosamente.

Quanto à pontuação: coloca-se ponto final após local e data. Trata-se de frase nominal: carta escrita em Belo Horizonte, no dia 04 de maio de 1996. Coloca-se vírgula após o nome do assinante da carta e ponto após o cargo ou função. O cargo ou função são, neste caso, aposto. Portanto, devem ser pontuados como manda a gramática. A saudação inicial é seguida de dois-pontos (Sr. Fulano de Tal:; Prezado Senhor:).

Quanto à ortografia: são erros indesejáveis redigir: exceção com ss; paralisar com z; pretensão com ç; catalisar e catalisador com z; entre outros.
Deve-se acentuar oxítonas terminadas em i e u quando precedidas de vogal, como Havaí, Itaú, Jaú. As palavras Itu, Botucatu, Tatu, caju, preveni-lo, ali e aqui são oxítonas que não são acentuadas, porque precedidas de consoante.

Quanto à mensagem: usa-se a função referencial (denotativa) da linguagem, com verbos na terceira pessoa do singular, ou mesmo a função apelativa (conativa), na qual procura-se influenciar o comportamento do leitor através de imperativos, vocativos e interrogações.
Preferencialmente, a redação de uma mensagem deve ser produto de reflexão exaustiva; o redator deve estar de posse de todas as informações necessárias para escrever a carta. Deve também ter um objetivo claro.

Quanto à gramática: deve-se evitar frases do tipo:
Em anexo.; Face à...; Pedimos para...; Solicitamos para...; Tenho para te perguntar a você.; Sito à rua...; Em nossa conversa, onde propusemos...; Aonde você passou suas férias?; Haja visto...; Fazem 10 dias.; Há duas semanas atrás.; Haviam 20 pessoas na reunião.; Fez tudo para mim realizar o trabalho.;

e sim trocá-las por:
Anexamos, anexo.; Em face de, diante de...; Pedimos que...; Solicitamos que...; Tenho algo para perguntar-lhe.; Sito na rua...; Em conversa em que propusemos...; Onde você passou sua férias?; Haja vista...; Faz 10 dias.; Há duas semanas.; Havia 20 pessoas na reunião.; Fez tudo para eu realizar o trabalho.
Existem alguns vocábulos e expressões que já se desgastaram e caíram em total descrédito, tais como amigo, apreço, augurar, calorosas, saudações, consideração, distinta consideração, estima, extremadas considerações, gentileza, limitados ao exposto, honra, protesto de estima e consideração, prazer, satisfação, sendo o que tínhamos a informar.
Essas expressões já estão desgastadas pelo uso contínuo e não despertam mais a atenção do leitor. Por isso, não devem ser mais utilizadas na carta comercial.

1.5 - Regras de descrição comercial

Existem algumas regras básicas de descrição comercial:
· O estilo deve ser rápido, vivo e claro;
· Os parágrafos devem ser sempre curtos, com o uso sobretudo da frase nominal (frase sem verbo) e de orações coordenadas;
· As descrições devem ser rápidas e carregadas de informação, não se tolera morosidade e lentidão;
· A impressão deve ser direta e concisa;


E ainda:
· Deve-se procurar captar a atenção do leitor desde a primeira linha, evitando frases muito explicativas;
· Deve-se evitar empregar muitas palavras quando uma só for suficiente;
· Também não serão aceitos carregamento de adjetivos, floreando a carta comercial;
· É preciso preocupar-se em redigir o texto somente depois de observar o objeto a ser descrito, encontrando nele uma característica que valha a pena ser transmitida ao leitor.

A chamada descrição objetiva é a descrição exata, sem floreios e sua principal característica é deixar de lado o aspecto artístico da frase, preocupando-se somente com a eficácia e exatidão da comunicação.O vocábulo neste tipo de descrição será sempre preciso, com detalhes exatos e a linguagem sóbria. Seu objetivo é esclarecer, informar, comunicar e mais do que isso, convencer pelos fatos que imprime.

1.6 - Exemplo de carta descritiva

Belo Horizonte, 20 de novembro de 2006.
Senhores:
A Associação Comercial de nossa cidade informou-nos que V.Sas. pretendem realizar a Reunião Anual de Vendas, de 2006, aqui em nossa cidade, nos dias 25, 26 e 27 de janeiro do próximo ano. Solicitou-nos também que enviássemos a V.Sas. uma proposta que, além de descrever nosso Hotel, oferecesse as melhores condições possíveis para receber e acomodar a todos.
O Hotel Katarine, de quatro estrelas, está localizado no centro da cidade, na avenida Pedro Primeiro, esquina com a Rua Cristiano Guimarães. A poucos metros da entrada principal, encontra-se o mais famoso restaurante da região, o Comilão; ao lado fica o Banco do Brasil. Em frente ao Hotel, localiza-se a agência do Banco Real e, ao lado, o prédio da Caixa Econômica Federal.
O Hotel possui 190 apartamentos, todos com banheiro privativo completo, ar-condicionado, acarpetados, música ambiental, televisão em cores, geladeiras e perfeito serviço de atendimento ininterrupto.
Há no Hotel um cento de convenções, com capacidade para 600 pessoas, com poltronas confortáveis, sistema de som perfeito: microfones e alto-falantes.
Atenciosamente,
Paulo Martins.
Anexo: Folheto de informações gerais.
c/c: Departamento de Vendas.


1.7 - Narração Comercial

Narração é um relato organizado de acontecimentos reais ou imagináveis. Deve-se destacar o movimento dos fatos, mantendo aceso o interesse do leitor, expor os acontecimentos com rapidez, relatando-se apenas o que é significativo.
A narração envolve:
· quem? Personagens;
· quê? Atos, enredo;
· quando? A época em que ocorreram os acontecimentos;
· onde? O lugar da ocorrência;
· como? O modo como se desenvolveram os acontecimentos;
· por quê? A causa dos acontecimentos.

Na narração, deve-se evitar que os acontecimentos se amontoem, sem nenhum significado.Força-se selecionar fatos relevantes, evitando-se, quando possível, detalhes planos, as séries de adjetivos.Recomenda-se o uso preferencialmente de substantivos.


1.8 - Técnicas de narração comercial

Existem várias técnicas que permitem captar a atenção do leitor. São elas:
· Escrever parágrafos curtos e sem muitos detalhes;
· Usar orações coordenadas para ser bem claro (aditivas, adversativas, alternativas, conclusivas, explicativas);
· Manter o leitor em suspense, relatando os fatos em seqüência, até chegar ao clímax da narração;
E ainda:
· Falar somente do que se conhece bem;
· Dividir as ações em partes;
· Juntar apenas o que é significativo;
· Ter presente o objetivo da narração;
· Sugerir soluções, mais do que explicar acontecimentos.

1.9 - Exemplo de carta narrativa

Belo Horizonte, 20 de novembro de 2006.
Senhor Diretor:
Tendo em vista nosso longo relacionamento, achamos por bem narrar-lhe fatos que vêm acontecendo ultimamente e que nos têm causado certa preocupação e receio quanto à continuidade dos serviços de V.Sa.
Há três meses, no dia 20-08-06, fomos surpreendidos com a troca do professor de português. O novo professor, Sr. Roberto Gomes, não se dignou dar qualquer tipo de satisfação aos alunos, muito menos procurou ser amigo da classe.
Ao final da primeira semana, surgiram as reclamações; algumas diziam que o professor era grosseiro e mal-educado.
Ao fim do primeiro mês, o coordenador do departamento de cursos de V.Sa. prometeu-nos solucionar a questão. Uma semana se passou sem que o assunto fosse resolvido, ocasionando com isso a irritação do professor e a falta de presença dos alunos às aulas.
Três meses se passaram, e as coisas não se resolveram, pois o tal acordo e acerto com o professor são impossíveis, devido a sua completa intransigência.
Assim, gostaríamos de ter um contato pessoal com V.Sa. para resolvermos este assunto.
Atenciosamente,
Fulano de Tal.


1.10 - Dissertação Comercial

Dissertar é apresentar idéias, analisá-las e estabelecer um ponto de vista baseado em argumentos lógicos. Dissertar é estabelecer relações de causa e efeito. Não basta expor, narrar, nem descrever; é necessário explanar e explicar. O raciocínio é que deve imperar nesse tipo de redação comercial, e quanto maior a fundamentação argumentativa, mais brilhante será o desempenho.

Para redigir de modo claro e ser capaz de comunicar algo, é indispensável disciplinar o pensamento utilizando as seguintes técnicas:
· As declarações, para terem validade, exigem que sejam provadas, que se apresentem fatos que as apóiem;
· Os fatos não podem ser discutidos;
· As opiniões são tantas, a verdade uma só...;
· Os fatos nem sempre bastam. É necessário que a observação dos fatos seja meticulosa; que eles sejam adequados, relevantes, característicos, suficientes, fidedignos, consistentes. Quando, por exemplo, os dados são insuficientes, não se pode chegar a uma certeza absoluta.


1.11 - Exemplo de carta dissertativa

Belo Horizonte, 20 de novembro de 2006.

Senhor Otacílio Neves:

Muitos vendedores esquecem-se facilmente da necessidade de sistematização de visitas aos clientes. Ignoram que somente a organização do próprio trabalho é capaz de lhes proporcionar resultados satisfatórios. Não é a sistematização pela sistematização, não é a disciplina pela disciplina, mas a estruturação de um plano de trabalho, de visitas administradas que se quer incutir.
Contamos com sua colaboração para a elaboração de um plano de visitas. Se possível, informe-nos sobre sua metodologia de atendimento e técnicas utilizadas.

Atenciosamente,

Pedro Cardoso,
Gerente de Vendas.


1.12 - Referência Bibliográfica

Este curso é baseado na obra de João Bosco Medeiros: Correspondência: técnicas de comunicação criativa - 17. ed. - São Paulo : Atlas, 2004.
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